Wildlife Conservation Society menyelamatkan dan merayakan alam liar dengan Asana

Dirikan pada tahun 1895, Wildlife Conservation Society (WCS) adalah organisasi konservasi satwa liar paling komprehensif di dunia, dengan lebih dari 500 program di hampir 60 negara untuk membantu mengelola tempat yang dilindungi dan memperlambat perubahan iklim. Tetapi, WCS tidak melakukannya sendiri. Organisasi ini berkolaborasi dengan ratusan organisasi mitra, vendor, dan pemerintah daerah yang memiliki misi konservasi berbasis sains yang sama. 

Inisiatif WCS bersifat kompleks dan menantang untuk dilaksanakan, terutama karena melibatkan begitu banyak kolaborator dan sumber daya nirlaba yang terbatas. Sebelum menggunakan Asana, kontributor proyek menggunakan berbagai alat untuk mengelola pekerjaan mereka—email, spreadsheet, dan berbagai aplikasi. Tidak ada cara yang terpadu untuk merencanakan atau berkomunikasi, yang menyebabkan masalah visibilitas dan memperlambat semua orang: 

• Meningkatnya kompleksitas proyek Teknologi Konservasi menambah risiko untuk batas waktu dan anggaran. 

• Batasan teknologi antar tim membatasi aliran informasi, sehingga sulit untuk menemukan risiko dan mencegah masalah sebelum terjadi—yang pada akhirnya membebani sumber daya.

• Email memiliki terlalu banyak fungsi: selain untuk komunikasi, WCS menggunakannya untuk mengelola pekerjaan, memproses permintaan komunitas, dan menyimpan dokumen. Anggota tim harus membaca ratusan email yang masuk, sehingga tidak mungkin untuk bertindak cepat pada tugas.

Jonathan Palmer, Direktur Eksekutif tim Teknologi Konservasi WCS, mengatakan, “Proses kami untuk mengelola proyek dan tugas tidak memfasilitasi cara positif dalam melihat beban kerja Anda - ada ketergantungan berlebihan pada pengelolaan tugas melalui email, membuat anggota tim merasa mereka seperti minum dari selang pemadam kebakaran.”

Dalam peran sebelumnya sebagai pemimpin Teknologi Global di departemen TI, Jonathan memimpin pencarian platform pengelolaan kerja baru yang akan memecah hambatan antara tim serta kolaborator eksternal. Dengan lingkungan kerja yang lebih produktif, WCS akan diberdayakan untuk menyampaikan proyek mereka dan memaksimalkan dampak kontribusi donor mereka.

Fleksibel berdasarkan desain: Memusatkan pekerjaan di Asana

Jonathan mencari satu platform yang memungkinkan semua tim, mitra, dan konsultan bekerja melintasi batas organisasi, meskipun mereka menggunakan teknologi dan proses yang berbeda. 

“Asana adalah solusi sempurna,” kata Jonathan. “Ini tentang membantu orang menjadi lebih baik dalam melaksanakan tugas yang mereka pedulikan, daripada memasukkan mereka ke dalam metodologi tertentu.”    

Dengan Asana, tim WCS kini dapat mengakses linimasa, dokumen, dan item tindakan bersama yang sama, yang diperbarui secara real-time. Ini terintegrasi dengan lebih dari 10 alat yang mereka gunakan, termasuk Google Drive, Office 365, Slack, dan sistem internal WCS. 

“Kami dapat bekerja di beberapa organisasi tanpa harus bergantung pada tim TI untuk mengintegrasikan sistem,” tambah Jonathan.

Meruntuhkan batasan organisasi untuk meningkatkan dampak konservasi 

Hari ini, Asana adalah sistem pengelolaan kerja resmi untuk beberapa grup dalam WCS, membantu mereka menyampaikan inisiatif tepat waktu dan sesuai anggaran melalui kemitraan dengan semakin banyak kolaborator eksternal. 

Organisasi telah menghemat sekitar delapan minggu kerja per tahun berkat efisiensi baru dan penggunaan fitur Asana, seperti automasi, formulir, dan komentar dalam sebuah proyek alih-alih mengirim email. Rata-rata, kontributor memulai kolaborasi dengan pengguna lain melalui Asana lebih dari 2.700 kali per bulan. Penghematan waktu ini membebaskan sumber daya WCS sehingga tim dapat memperluas ruang lingkup dan dampak proyek mereka—tanpa menambah biaya. 

Satu organisasi virtual yang terdiri dari pegawai, vendor, dan mitra

“Asana telah menciptakan tingkat transparansi yang sangat tinggi, tempat semua orang membagikan rencana mereka untuk minggu yang akan datang,” kata Jonathan. Ini membantu menyebarkan ide di antara tim dan zona waktu, baik yang berada di kantor pusat di New York City maupun yang sedang di lapangan di lokasi konservasi. 

Setengah dari pengguna Asana di WCS adalah pegawai internal dan setengah lainnya adalah kontributor eksternal. “Mengelola semuanya di satu tempat memberi kami kemampuan untuk menjalankan organisasi virtual yang melibatkan tim saya, pegawai WCS lainnya, organisasi lain, dan vendor,” kata Jonathan. “Kami memindahkan tugas dari satu bagian organisasi virtual ke bagian lainnya, dan kami saling berbagi akuntabilitas serta tanggung jawab di seluruh proyek kami.” 

Tim Teknologi Konservasi Jonathan menghadirkan solusi teknologi yang terukur untuk mendukung program di lapangan dan menangani masalah konservasi yang kritis—solusi tersebut sering kali dibangun bersama dengan organisasi lain. “Dengan mendukung struktur tanpa batas, Asana memungkinkan kami memperluas kemitraan,” kata Jonathan. Timnya telah menambahkan tiga mitra baru ke daftar kolaborator inti mereka, bertambah dari dua menjadi lima. 

Pekerjaan asinkron untuk meningkatkan kapasitas WCS—tanpa menambah biaya 

New York pernah menjadi pusat tim Teknologi Konservasi, karena tampaknya satu-satunya cara mengelola beban kerja yang kompleks adalah dengan memastikan pegawai dan vendor bekerja di zona waktu yang sama. Namun, sekarang Jonathan dapat merekrut staf dan melibatkan vendor di seluruh dunia tanpa khawatir proyek jadi melambat, karena Asana memungkinkan mereka bekerja secara asinkron. Operasional berjalan sepanjang waktu, dengan pengerjaan proyek dimulai pukul 7 pagi hari Senin di Jakarta dan berlanjut hingga akhir hari Jumat di AS. Timnya yang terdistribusi terdiri dari orang-orang tepat dengan keahlian sesuai, memanfaatkan lokasi untuk memaksimalkan anggaran dan meningkatkan output. 

Misalnya, Jonathan telah meningkatkan jumlah anggota timnya sebesar 30% dengan merekrut staf penuh waktu yang berbasis di lapangan di lokasi konservasi—yang membantunya mendukung kebutuhan organisasi dengan lebih baik di tingkat lokal, sekaligus menjaga biaya tetap stabil. 

Tim Teknologi Konservasi juga bekerja dengan konsultan yang mendukung pekerjaan desain, pengembangan web, DevOps, dan cloud hosting. Sebelum menggunakan Asana, vendor inti berlokasi di AS, tetapi sekarang mereka berada di Amerika Selatan, Eropa, dan Asia—dan berkat penghematan biaya serta peningkatan efisiensi operasional, ruang lingkup pekerjaan vendor telah meningkat sebesar 35%.

Dengan bertambahnya jumlah pegawai, konsultan, dan organisasi mitra yang berkontribusi dalam inisiatif Teknologi Konservasi, mereka mampu menangani proyek-proyek yang lebih ambisius. Misalnya, mereka menggunakan Asana untuk mengatur proyek besar yang menjadi inti strategi WCS: Nature's Stronghold Impact Platform, sebuah inisiatif pelaporan data global yang menyajikan dan menunjukkan metrik terperinci dari ratusan lokasi konservasi WCS serta organisasi mitra di satu tempat. Kesatuan tim ini menunjukkan seberapa besar dampak kerja mereka bagi para donor dan komunitas konservasi. 

“Proyek ini adalah inti dari strategi penggalangan dana kami,” kata Jonathan, “dan mendorong integritas di seluruh organisasi kami dengan menunjukkan bahwa setiap dolar yang didonasikan ke WCS benar-benar memberikan dampak konservasi.”

Mendukung ribuan pengguna—serta memprediksi kebutuhan anggaran untuk memenuhi permintaan

Tim lain yang mengelola pekerjaannya di Asana adalah SMART Partnership, kolaborasi antara sembilan grup konservasi. Pengoperasian perangkat lunak dan layanan ini mendukung lebih dari 1.000 situs yang dilindungi di 90 negara. Monica Harris, Manajer Program SMART, mengatakan, “Pengguna kami adalah pemerintah dan organisasi konservasi di seluruh dunia yang telah memilih alat kami untuk mengelola taman dan kawasan konservasi di negara mereka. Itu adalah tanggung jawab yang besar, dan kami ingin merespons kebutuhan mereka secara efisien dan tepat waktu.”

Sebelumnya, SMART menggunakan spreadsheet dan email untuk mengelola permintaan dari pengguna perangkat lunak di seluruh dunia—dan permintaan tersebut sering kali serius dan mendesak. “Seorang penjaga hutan di Namibia akan menghubungi kami dan mengatakan bahwa ia sedang terjebak di lapangan dan perlu mengunduh data,” kata Monica. “Kami tidak ingin mengecewakan orang-orang.” Namun, sulit untuk merespons permintaan dengan cepat karena tim kecil Monica harus mengelola volume yang besar tanpa alat yang tepat.

Hari ini, SMART menggunakan Formulir Asana untuk mengumpulkan dan mengelola permintaan dukungan, akses perangkat lunak, dan perbaikan bug. Bidang wajib dalam formulir mengumpulkan semua informasi yang dibutuhkan tim Monica untuk langsung mengarahkan dan menyelesaikan masalah—seperti tangkapan layar kesalahan—sehingga tidak perlu bolak-balik melalui email.

Menyediakan perangkat lunak SMART secara gratis kepada pengguna memang memerlukan biaya, jadi Monica menggunakan Pelaporan di Asana untuk memantau permintaan dan menyesuaikan anggaran serta sumber daya terlebih dahulu agar sesuai. “Saya bisa menginformasikan ke komite pengarah apakah anggaran kami masih cukup, atau jika permintaan naik sehingga kami perlu dana tambahan untuk aktivitas tertentu,” ujar Monica.

Merespons keluhan dengan cepat dan menyeluruh

Tim WCS lainnya, yaitu tim Okapi Wildlife Reserve (OWR) di Ituri, dengan dukungan dari Sustainable Wildlife Management Programme (SWM) yang didanai oleh Uni Eropa, menggunakan Asana sebagai sistem pemrosesan keluhan. Jonathan mengatakan, “Setiap organisasi multinasional membutuhkan cara untuk mengelola keluhan. Satu keluhan, jika tidak dikelola dengan benar, dapat menimbulkan risiko besar bagi organisasi.” 

Caroline Abid, Manajer Program SWM UE, mengatakan, “Dengan Asana, kami meningkatkan responsivitas di situs lokal untuk memastikan setiap keluhan dapat ditangani dengan cepat.” Menggunakan Asana untuk pengaduan serta pengelolaan proyek dari awal hingga akhir membantu tim WCS menyelesaikan pekerjaan secara efisien, sehingga mereka dapat membantu komunitas mereka dengan lebih baik dan membangun kepercayaan di antara warga lokal dan organisasi mitra. 

Membangun masa depan yang cerah untuk alam liar di seluruh dunia

Dengan memusatkan pekerjaan di Asana, WCS memanfaatkan kekuatan staf, vendor, dan kolaborator eksternal mereka untuk menyelesaikan lebih banyak proyek dengan cara yang hemat biaya. 

Dan berkat transparansi di seluruh tim dan proyek, anggota tim junior di seluruh dunia dapat mengambil peluang yang secara historis lebih mudah diakses oleh pegawai di dekat kantor pusat WCS. Visibilitas ini membantu WCS memberdayakan pegawainya dan beralih ke cara kerja baru sebagai tim global. 

Saat Jonathan dan WCS menjalankan proyek konservasi yang berani, mereka akan terus mengelolanya di Asana—karena alur kerja yang lebih baik menghasilkan eksekusi yang lebih baik, dan eksekusi yang hebat membangun kepercayaan antara mitra, donatur, dan komunitas saat mereka bekerja melindungi tempat-tempat berharga di alam.