Wildlife Conservation Society menyelamatkan dan merayakan alam liar dengan Asana

Didirikan pada tahun 1895, Wildlife Conservation Society (WCS) adalah organisasi konservasi satwa liar paling komprehensif di dunia, dengan lebih dari 500 program di hampir 60 negara untuk membantu mengelola tempat-tempat yang dilindungi dan memperlambat perubahan iklim. Tetapi WCS tidak melakukannya sendiri. Organisasi ini berkolaborasi dengan ratusan organisasi mitra, vendor, dan pemerintah daerah yang memiliki misi konservasi berbasis sains yang sama. 

Inisiatif WCS kompleks dan sulit untuk dieksekusi, khususnya dengan begitu banyak kolaborator dan sumber daya nirlaba yang terbatas. Sebelum menggunakan Asana, kontributor proyek menggunakan berbagai alat untuk mengelola pekerjaan mereka—email, spreadsheet, dan berbagai aplikasi. Tidak ada cara terpadu untuk merencanakan atau berkomunikasi, yang menyebabkan masalah visibilitas dan memperlambat semua orang: 

• Kompleksitas proyek Teknologi Konservasi yang terus meningkat menambah risiko terkait batas waktu dan anggaran. 

• Batas teknologi antar tim membatasi alur informasi, sehingga sulit untuk menemukan risiko dan mencegah masalah sebelum terjadi—yang membebani sumber daya.

• Email memiliki terlalu banyak tujuan: selain untuk komunikasi, WCS menggunakannya untuk mengelola pekerjaan, memproses permintaan komunitas, dan menyimpan dokumen. Anggota tim harus membaca ratusan email masuk, sehingga tidak mungkin untuk menindaklanjuti tugas dengan cepat.

Jonathan Palmer, Direktur Eksekutif tim Teknologi Konservasi WCS, mengatakan, “Proses kami untuk mengelola proyek dan tugas tidak memfasilitasi cara yang positif dalam melihat beban kerja Anda - ada ketergantungan yang berlebihan pada pengelolaan tugas melalui email, membuat anggota tim merasa mereka kewalahan.”

Dalam peran sebelumnya sebagai pemimpin Teknologi Global di bagian TI, Jonathan memimpin pencarian platform manajemen kerja baru yang akan memecah hambatan antara tim serta kolaborator eksternal. Dengan lingkungan kerja yang lebih produktif, WCS akan diberdayakan untuk menyelesaikan proyek mereka dan memaksimalkan dampak kontribusi donatur mereka.

Organisasi nirlaba mencoba melakukan 10 kali lebih banyak dari sumber daya yang mereka miliki. Jika tidak ada koordinasi terpusat, menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran akan sulit—terutama saat bekerja lintas organisasi dan tim multi-matriks.”

Dirancang agar fleksibel: Memusatkan pekerjaan di Asana

Jonathan mencari satu platform yang memungkinkan semua tim, mitra, dan konsultan bekerja melintasi batas-batas organisasi, meskipun mereka menggunakan teknologi dan proses yang berbeda. 

“Asana adalah solusi yang sempurna,” kata Jonathan. “Ini tentang membantu orang menjadi lebih baik dalam melaksanakan tugas yang mereka pedulikan, alih-alih membatasi mereka dalam metodologi tertentu.”    

Dengan Asana, tim WCS kini dapat mengakses linimasa, dokumen, dan item tindakan bersama yang sama, yang diperbarui secara real time. Asana terintegrasi dengan lebih dari 10 alat yang mereka gunakan, termasuk Google Drive, Office 365, Slack, dan sistem internal WCS. 

“Kami dapat bekerja di beberapa organisasi tanpa harus bergantung pada tim TI untuk mengintegrasikan sistem,” tambah Jonathan.

Menghapus batasan organisasi untuk meningkatkan dampak konservasi 

Saat ini, Asana adalah sistem manajemen kerja resmi bagi beberapa grup dalam WCS, yang membantu mereka menyelesaikan inisiatif tepat waktu dan sesuai anggaran dalam kemitraan dengan semakin banyak kolaborator eksternal. 

Organisasi ini telah menghemat sekitar delapan minggu kerja per tahun melalui efisiensi baru dan penggunaan fitur Asana, seperti automasi, formulir, dan komentar dalam proyek alih-alih mengirim email. Rata-rata, kontributor memulai kolaborasi dengan pengguna lain melalui Asana lebih dari 2.700 kali per bulan. Penghematan waktu ini membebaskan sumber daya WCS sehingga tim dapat memperluas ruang lingkup dan dampak proyek mereka—tanpa meningkatkan biaya. 

Dengan Asana, kami sekarang bisa menangani beban kerja yang begitu kompleks. Saya dapat tidur nyenyak saat malam, tahu bahwa saat bangun di pagi hari, saya bisa cepat tahu bahwa semua proyek tim berjalan ke arah yang tepat. Itu mungkin terdengar sederhana, tetapi dalam organisasi global, hal itu membuat perbedaan besar.”

Satu organisasi virtual yang terdiri dari pegawai, vendor, dan mitra

“Asana telah menciptakan tingkat transparansi yang sangat tinggi, di mana setiap orang membagikan rencana mereka untuk minggu depan,” kata Jonathan. Ini membantu menyebarkan ide di berbagai tim dan zona waktu, baik di kantor pusat di New York City atau di lapangan di lokasi konservasi. 

Setengah dari pengguna Asana WCS adalah pegawai internal dan setengah lainnya adalah kontributor eksternal. “Mengelola semuanya di satu tempat memberi kami kemampuan untuk menjalankan organisasi virtual yang mencakup tim saya, pegawai WCS lainnya, organisasi lain, dan vendor,” kata Jonathan. “Kami mengalihkan tugas dari satu bagian organisasi virtual ke bagian lain, dan kami memiliki akuntabilitas dan tanggung jawab bersama di seluruh proyek kami.” 

Kami tidak lagi terganggu oleh kompleksitas bekerja dengan banyak organisasi, mitra, dan vendor di seluruh zona waktu. Dengan Asana, tidak ada yang luput.”

Tim Teknologi Konservasi Jonathan memberikan solusi teknologi yang dapat diskalakan untuk memungkinkan program lapangan dan mengatasi masalah konservasi yang kritis—dan solusi ini sering kali dibangun dalam kemitraan dengan organisasi lain. “Dengan mendukung struktur tanpa batas, Asana telah memungkinkan kami untuk meningkatkan kemitraan menjadi lebih banyak,” kata Jonathan. Timnya telah menambahkan tiga mitra baru ke daftar kolaborator dekat mereka, yang bertambah dari dua menjadi lima. 

Pekerjaan asinkron untuk meningkatkan kapasitas WCS—tanpa meningkatkan biaya 

New York telah menjadi pusat tim Teknologi Konservasi, tampaknya satu-satunya cara untuk mengelola beban kerja yang kompleks adalah dengan mewajibkan pegawai dan vendor berada di zona waktu yang sama. Namun, Jonathan kini dapat merekrut staf dan melibatkan vendor di seluruh dunia tanpa mengkhawatirkan proyek melambat, karena Asana memungkinkan mereka bekerja secara asinkron. Operasi berjalan sepanjang waktu, dengan pekerjaan proyek dimulai pada pukul 7 pagi Senin di Jakarta dan berlanjut hingga penghujung hari Jumat di AS. Timnya yang tersebar di berbagai lokasi mencakup orang yang tepat dengan keahlian yang tepat, menggunakan lokasi untuk memaksimalkan anggaran dan meningkatkan output. 

Misalnya, Jonathan telah meningkatkan jumlah pegawai timnya sebesar 30% dengan mempekerjakan staf penuh waktu yang berbasis di lapangan di lokasi konservasi—yang membantunya mendukung kebutuhan organisasi dengan lebih baik di tingkat lokal, semuanya sembari menjaga biaya tetap stabil. 

Tim Teknologi Konservasi juga bekerja sama dengan konsultan yang mendukung pekerjaan desain, pengembangan web, DevOps, dan hosting cloud. Sebelum Asana, vendor inti berlokasi di AS, tetapi sekarang mereka berada di Amerika Selatan, Eropa, dan Asia—dan berkat penghematan biaya dan peningkatan efisiensi operasi, ruang lingkup pekerjaan vendor telah meningkat sebesar 35%.

Dengan lebih banyak pegawai, konsultan, dan organisasi mitra yang berkontribusi pada inisiatif Teknologi Konservasi, mereka dapat menangani proyek yang lebih ambisius. Misalnya, mereka menggunakan Asana untuk mengatur proyek besar yang menjadi pusat strategi WCS: Nature's Stronghold Impact Platform, inisiatif pelaporan data global untuk memunculkan dan menampilkan metrik terperinci dari ratusan lokasi konservasi WCS dan organisasi mitra di satu tempat. Front bersatu ini mengukur dampak pekerjaan mereka bagi para donatur dan komunitas konservasi secara keseluruhan. 

“Proyek ini adalah inti dari strategi penggalangan dana kami,” kata Jonathan, “dan mendorong integritas di seluruh organisasi kami dengan menunjukkan bahwa setiap dolar yang diberikan kepada WCS memiliki dampak konservasi.”

Mendukung ribuan pengguna—dan memprediksi kebutuhan anggaran untuk memenuhi permintaan

Tim lain yang mengelola pekerjaannya di Asana adalah SMART Partnership, kolaborasi antara sembilan kelompok konservasi. Operasi perangkat lunak dan layanan ini mendukung lebih dari 1.000 situs yang dilindungi di 90 negara. Monica Harris, Manajer Program SMART, mengatakan, “Pengguna kami adalah pemerintah dan organisasi konservasi di seluruh dunia yang telah memilih alat kami untuk mengelola taman dan kawasan konservasi di negara mereka. Itu tanggung jawab besar, dan kami ingin menanggapi kebutuhan mereka secara efisien dan tepat waktu.”

Sebelumnya, SMART menggunakan spreadsheet dan email untuk mengelola permintaan dari pengguna perangkat lunak di seluruh dunia—dan permintaan tersebut bisa serius dan mendesak. “Seorang penjaga hutan di Namibia akan menghubungi kami dan mengatakan bahwa mereka terjebak di lapangan dan perlu mengunduh data,” kata Monica. “Kami tidak ingin mengecewakan orang.” Namun, sulit untuk menanggapi permintaan dengan cepat karena tim kecil Monica mencoba menangani volume yang sangat besar tanpa alat yang tepat.

Asana sangat berharga. Tanpa Asana, kami tidak akan dapat menangani volume permintaan yang kami terima secara tepat waktu.”

Saat ini, SMART menggunakan Formulir Asana untuk mengumpulkan dan mengelola permintaan dukungan, akses perangkat lunak, dan perbaikan bug. Bidang wajib dalam formulir mengumpulkan semua informasi yang dibutuhkan tim Monica untuk mengarahkan dan memecahkan masalah sejak awal—seperti tangkapan layar kesalahan—sehingga menghilangkan kebutuhan untuk bolak-balik email.

Menyediakan perangkat lunak SMART gratis kepada pengguna membutuhkan biaya, jadi Monica menggunakan Pelaporan di Asana untuk memantau permintaan dan secara proaktif menyesuaikan anggaran dan sumber daya agar sesuai. “Saya dapat memberi tahu komite pengarah apakah kami masih sesuai anggaran, atau apakah permintaan kami tinggi dan kami membutuhkan lebih banyak dana untuk aktivitas tertentu,” kata Monica.

Menanggapi keluhan dengan cepat dan menyeluruh

Tim WCS lainnya, tim Okapi Wildlife Reserve (OWR) di Ituri, dengan dukungan dari Sustainable Wildlife Management Programme (SWM) yang didanai Uni Eropa, menggunakan Asana sebagai sistem pemrosesan keluhan. Jonathan mengatakan, “Setiap organisasi multinasional membutuhkan cara untuk mengelola keluhan. Satu keluhan, jika tidak dikelola dengan benar, dapat menimbulkan risiko organisasi yang besar.” 

Caroline Abid, Manajer Program SWM UE, mengatakan, "Kami meningkatkan daya tanggap kami di lokasi setempat dengan Asana untuk memastikan semua keluhan ditangani dengan cepat." Menggunakan Asana untuk pengaduan serta manajemen proyek end-to-end membantu tim WCS menyelesaikan pekerjaan secara efisien, sehingga mereka dapat melayani komunitas mereka dengan lebih baik dan membangun kepercayaan di antara warga lokal dan organisasi mitra. 

Asana memberi kami pemahaman umum tentang hal yang perlu diselesaikan, jadi kami dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk admin dan penyusunan—serta berfokus pada pekerjaan yang berdampak di lapangan.”

Membangun masa depan yang cerah bagi alam liar di seluruh dunia

Dengan memusatkan pekerjaan di Asana, WCS memanfaatkan kekuatan staf, vendor, dan kolaborator eksternal mereka untuk menyampaikan hasil lebih banyak proyek dengan cara yang hemat biaya. 

Dan berkat transparansi di seluruh grup dan proyek, anggota tim junior di seluruh dunia dapat mengambil langkah untuk meraih peluang yang sebelumnya lebih mudah diakses oleh pegawai di dekat kantor pusat WCS. Visibilitas ini membantu WCS mengangkat pegawainya dan beralih ke cara kerja baru sebagai tim global. 

Asana memungkinkan kami untuk fokus menyelesaikan pekerjaan, sehingga proyek selesai tepat waktu, sesuai anggaran, dan pelanggan puas. Itulah yang penting.”

Saat Jonathan dan WCS memulai proyek konservasi yang berani, mereka akan terus mengelolanya di Asana — karena Alur Kerja yang lebih baik menghasilkan pelaksanaan yang lebih baik, dan pelaksanaan yang hebat menciptakan kepercayaan antara mitra, donatur, dan komunitas saat mereka bekerja untuk melindungi tempat-tempat alam yang berharga.